Com 22 marcas comercializadas no Brasil, a L’Oréal Brasil é a uma das maiores subsidiárias do grupo, com cerca de 3,5 mil colaboradores, uma fábrica, dois centros de distribuição, uma sede administrativa na região revitalizada do Porto Maravilha e um centro de pesquisa e inovação de última geração, localizado na Ilha de Bom Jesus, no Rio de Janeiro. Essa estrutura a coloca entre os maiores fabricantes de cosméticos do País, onde atua com quatro divisões de negócios: Grande Público, Produtos Profissionais, Cosmética Ativa e Luxo.
Algumas destas áreas têm equipes de venda trabalhando diretamente com redes de varejo em iniciativas conjuntas conhecidas como marketing cooperado, quando a fabricante investe em ações nas lojas de seus parceiros, oferecendo em troca descontos ou créditos em compras futuras, por exemplo. De acordo com a head de soluções de marketing e vendas da L’Oréal Américas, Labruna Vieira, até bem pouco tempo o controle destes contratos era todo feito de forma manual.
“No momento em que o vendedor e o lojista chegam a um acordo, é gerado um contrato, que é registrado nos sistemas da empresa e o acordo só é honrado mediante comprovação de contrapartida”, lembra ela. Para que isso aconteça, é preciso que o responsável pelo contrato vá até a loja e fotografe o primeiro e o último dia da ação, como forma de comprovar sua realização.
No processo anterior, as imagens tinham que ser impressas e enviadas para a companhia juntamente com o contrato. A partir desse momento, a área financeira da L’Oréal tinha que analisar um grande volume de envelopes, uma vez que os pagamentos só eram autorizados mediante a comprovação da ação. “Como era inviável a conferência de 100% dos contratos, isso era feito por amostragem, o que trazia riscos”, afirma.
Para dar mais confiabilidade ao processo, a L’Oréal definiu que ele deveria ser feito de forma eletrônica. O sistema escolhido para isso foi o Salesforce que, de acordo com Labruna, já era o responsável pelo gerenciamento dos pedidos de vendas, o que facilitaria a integração. “Decidimos manter para termos sinergia de informações e por ser uma solução na nuvem. Foi o caminho natural”, lembra ela.
Uma vez escolhida a solução, foi aberta uma RFP para definir o responsável pela implementação, processo vencido pela Triscal. A integradora já havia trabalhado com a companhia em outros projetos e, pelos bons resultados, foi convidada para a concorrência.
Labruna lembra que a implementação ocorreu em diferentes ondas, cada uma delas atendendo a um objetivo específico de negócio, começando pelo mais crítico. “Começamos com a automatização da comprovação das contrapartidas e, depois, partimos para a criação de um workflow de aprovação de verba cooperada”, explica, lembrando que o maior desafio do projeto foi a integração de dados entre os sistemas Salesforce e SAP. “Mas encontramos uma solução rápida e conseguimos entregar o projeto dentro do prazo, sem nenhum problema adicional”, comemora.
Labruna explica que, com o Salesforce em operação, agora cada profissional de vendas tem, no sistema, uma visão clara de sua carteira de clientes, incluindo a verba disponível para ações de marketing cooperado. A cada nova ação iniciada, o sistema fornece um modelo de contrato padrão e dá início ao workflow de aprovação.
O Salesforce também conta com um workflow de comprovação da ação, que é feito a partir do upload das imagens no próprio sistema. “Automatizamos todo o processo de controle e liberação de verbas cooperadas, que antes era totalmente manual”, diz Labruna.
Mais que isso, o novo sistema reduziu grande parte do trabalho operacional dos consultores de campo e dos profissionais de gestão comercial, que eram responsáveis pela realização das conferências e concessão de autorizações. “Com o Salesforce reduzimos o risco de fraudes e hoje conseguimos fazer a conferência de 100% das ações cooperadas”, revela.
Labruna conta ainda que, capitaneado pela área de controles internos, o projeto foi destaque em um encontro global de seus representantes. “A L’Oréal Brasil recebeu medalha de bronze pelo projeto, que hoje está em estudo para ser ampliado para outros países da América Latina, acompanhando a migração destes para a Salesforce”, diz.